Definición: ¿Qué significa retención de correo electrónico?
La retención de correo electrónico es la retención de registros de mensajería instantánea y correo electrónico en una organización según las políticas de la organización en cuestión. La política de retención de correo electrónico se realiza de conformidad con las políticas industriales, gubernamentales o comerciales. La retención de correo electrónico y las políticas relacionadas con el mismo son necesarias en una organización por cuestiones legales, normativas y para la gestión del conocimiento.
Techinfo explica la retención de correo electrónico
La retención de correo electrónico es diferente al archivo de correo electrónico. Si bien el archivo permite a los usuarios comerciales retener el correo electrónico y los mensajes instantáneos durante un período de tiempo indefinido, la retención de correo electrónico determina la cantidad de tiempo que se debe conservar un registro de correo electrónico o mensaje instantáneo antes de que se elimine automáticamente. La retención de correo electrónico más prolongada aumenta el riesgo de seguridad de que un usuario no autorizado obtenga acceso a secretos de la organización o material confidencial. Una retención de correo electrónico más corta ayudaría a eliminar estos problemas y es más fácil y menos costoso de implementar. Sin embargo, tendría un costo para los ejecutivos y los empleados a largo plazo, que podrían necesitar registros de mensajes y correos electrónicos antiguos para recordar o evaluar decisiones organizacionales o departamentales pasadas. Por lo tanto, es importante tener una política de retención de correo electrónico que sea uniforme y coherente para la organización y proporcione el mejor período de retención. La mejor práctica es establecer las políticas de retención de correo electrónico y los criterios de eliminación en función de la categoría del contenido del correo electrónico junto con la flexibilidad para adaptarse a las retenciones de litigios de manera oportuna y rentable.
Las políticas de retención de correo electrónico ayudan a una organización de muchas formas. En primer lugar, garantiza que se siga todo el cumplimiento normativo y reduce el costo del incumplimiento y el riesgo de sanciones. En segundo lugar, mejora el rendimiento de TI sin aumentar los costos involucrados. En tercer lugar, ayuda en la gestión del conocimiento proporcionando a los usuarios información para aumentar la innovación, la mejora y la productividad empresarial.