Definición: ¿Qué significa Sistema de gestión de registros (RMS)?
El sistema de gestión de registros (RMS) es la gestión de registros de una organización a lo largo del ciclo de vida de los registros.
Las actividades en esta gestión incluyen el control sistemático y eficiente de la creación, mantenimiento y destrucción de los registros junto con las transacciones comerciales asociadas a ellos. Considerada un componente clave de la eficiencia operativa, la gestión de registros agrega más valor a los activos de información de la organización.
Techinfo explica el sistema de gestión de registros (RMS)
Como parte de las actividades más amplias de una empresa, la gestión de registros está asociada con las políticas de gobierno, riesgo y cumplimiento.
Las actividades involucradas en la gestión de registros son:
- Identificar la información que se necesita capturar.
- Planificación de la información para la organización.
- Aplicación de políticas y prácticas con respecto a la creación, mantenimiento y eliminación de registros.
- Creación de un plan de almacenamiento de registros.
- Clasificación, identificación y almacenamiento de registros.
- Coordinación del acceso interno y externo al mantenimiento de registros en vista de la privacidad de los datos y la confidencialidad comercial y de datos.
Los beneficios que aporta la gestión de registros son:
- Eliminación de datos redundantes.
- Incremento de la productividad y responsabilidad en la organización.
- Reducción de la búsqueda de la información correcta. Los recursos se ahorran a partir de una investigación que consume mucho tiempo para la recuperación de datos.
- Almacenamiento de registros rentable debido a la ausencia de registros redundantes. Se reducen los costos operativos.
- La creación de registros se rige por los estándares y regulaciones presentes en la organización. Por lo tanto, asegura el cumplimiento normativo.
- La gestión de registros ayuda a controlar la creación y el crecimiento de registros.
- La gestión de registros brinda la capacidad de adoptar nuevas tecnologías para el mantenimiento de registros.
- Los riesgos de litigios se minimizan mediante la gestión de registros.
- La información vital puede estar bien protegida y segura mediante la gestión de registros.
- Al proporcionar un acceso fácil y mejor a los registros relevantes, ayuda a mejorar la gobernanza y la toma de decisiones corporativas.
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