Definición: ¿Qué significa Oficina sin papel?
Una oficina sin papel es un concepto en el que el uso de papel se reduce en gran medida o se elimina por completo en un entorno de oficina.
Esto se logra convirtiendo el documento en formato digital. Según los proponentes, una oficina sin papel no solo es respetuosa con el medio ambiente, sino que también ayuda a aumentar la productividad y la eficiencia de una oficina, al tiempo que ahorra dinero y hace que los procesos de trabajo sean más fáciles y convenientes, ya que los documentos digitales se pueden compartir fácilmente entre los usuarios.
Techinfo explica Paperless Office
Ventajas de la oficina sin papel:
- Los documentos se pueden encontrar y recuperar fácilmente utilizando Office sin papel. Esto puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo durante la jornada laboral.
- El mismo documento se puede duplicar, enviar por fax, manipular o combinar al mismo tiempo.
- La oficina sin papel ayuda a varios usuarios a acceder al mismo documento al mismo tiempo con más facilidad y conveniencia.
- Con respecto al almacenamiento y al espacio involucrado, la oficina sin papel proporciona un almacenamiento más grande y eficiente. Se pueden almacenar grandes cantidades de documentos en una sola computadora. Se pueden eliminar los archivadores voluminosos.
- Un documento se puede recuperar sin tener que moverse físicamente de un lugar de la oficina a otro.
- Hay mayores capacidades de comunicación involucradas, particularmente con los empleados que trabajan en diferentes ubicaciones.
Desventajas de la oficina sin papel:
- La lectura de un documento extenso es difícil en la pantalla de una computadora. Es más fácil leer un documento extenso en papel y, en general, muchas personas prefieren leer en papel.
- Es necesario reforzar las medidas de seguridad en una oficina sin papel. Se debe monitorear el control de acceso de los usuarios.
- Están involucradas implicaciones legales del procesamiento de trabajos digitales.
- El proceso de conversión de documentos existentes a formato digital lleva tiempo y, en ocasiones, tiene un coste elevado.
- La actualización continua de hardware y software puede ser esencial.
- Los virus informáticos, los cortes de energía, las fallas de la red y similares pueden cerrar de manera efectiva toda una empresa si se basa únicamente en información digital.