Definición - ¿Qué significa Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (EDMS)?
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema de software para organizar y almacenar diferentes tipos de documentos. Este tipo de sistema es un tipo más particular de sistema de gestión de documentos, un tipo más general de sistema de almacenamiento que ayuda a los usuarios a organizar y almacenar documentos en papel o digitales. EDMS se refiere más específicamente a un sistema de software que maneja documentos digitales, en lugar de documentos en papel, aunque en algunos casos, estos sistemas también pueden manejar versiones escaneadas digitalmente de documentos originales en papel.
Una gestión de documentos electrónicos proporciona una forma de almacenar de forma centralizada un gran volumen de documentos digitales. Muchos de estos sistemas también incluyen funciones para una recuperación de documentos eficiente.
Techinfo explica el sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS)
Algunos expertos señalan que el sistema de gestión de documentos electrónicos tiene mucho en común con un sistema de gestión de contenidos (CMS). Sin embargo, una diferencia importante es que la mayoría de los sistemas CMS implican el manejo de una variedad de contenido web desde un sitio central, mientras que un sistema de administración de documentos a menudo se usa principalmente para archivar.
Para proporcionar una buena clasificación de los documentos digitales, muchos sistemas de gestión de documentos electrónicos se basan en un proceso detallado para el almacenamiento de documentos, que incluye ciertos elementos llamados metadatos. Los metadatos alrededor de un documento proporcionarán un fácil acceso a los detalles clave que ayudarán a quienes buscan archivos a encontrar lo que necesitan, ya sea por cronología, tema, palabras clave u otras estrategias asociativas. En muchos casos, la documentación específica para los protocolos de almacenamiento originales es una parte importante de lo que hace que un sistema de gestión de documentos electrónicos sea tan valioso para una empresa u organización.