Definición: ¿Qué significa Gestión de documentos?
La gestión de documentos es el proceso de almacenar, localizar, actualizar y compartir datos con el propósito de la progresión del flujo de trabajo y los resultados comerciales. El intercambio centralizado y el almacenamiento de datos dentro de servidores específicos ayudan a las organizaciones a acceder a la información de manera eficiente y efectiva, además de asegurar los datos protegidos. Los programas y servidores se utilizan en el proceso de gestión de documentos. Los metadatos importantes están centralizados, en lugar de descentralizados o difíciles de localizar.
Techinfo explica la gestión de documentos
Al contener datos en un servidor compartido y dentro de archivos compartidos, la administración de documentos permite que solo los usuarios autorizados editen y agreguen datos a los datos ya existentes. También asegura que las descargas sean realizadas únicamente por personas autorizadas. Los datos se pueden cifrar para garantizar aún más su seguridad.
Los servidores designados para administrar documentos también pueden contener aplicaciones de flujo de trabajo integradas para maximizar la administración de tareas y ayudar en el flujo de trabajo organizacional general. El seguimiento automatizado de las tareas humanas se lleva a cabo durante el proceso de gestión de documentos. Se pueden construir capacidades de flujo de trabajo personalizadas junto con usos comunes de plantillas, lo que elimina la necesidad de crear documentos repetitivos.